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Portale Intranet della Regione Lombardia: ottimizzare la gestione del lavoro

Migliore sforzo di concettualizzazione dei processi al fine di rendere più facile la comunicazione dei messaggi; maggiore coinvolgimento del personale, grazie alla sinergia venutasi a creare tra le Direzioni, le Unità Organizzative e le Strutture; migliore efficienza nell'organizzazione del lavoro: la Regione Lombardia ha attivato, a partire dal 2003, una rete intranet per semplificare i processi di comunicazione e facilitare l'integrazione dei processi. Trasferendo l'esperienza ad altre Regioni ed Enti Locali italiani all'interno di percorsi di formazione.

Premessa

Il progetto per la realizzazione di un Portale Intranet è nato nel 2001 in via del tutto sperimentale al fine di organizzare e razionalizzare il grande patrimonio informativo della Regione Lombardia, rendendolo maggiormente fruibile e rispondente alle esigenze delle persone che lavorano nell'Ente Regione.
Il Portale Intranet, giunto a compimento nel 2003, prevede l'attivazione di una rete di redazioni diffuse che si occupa di implementare i dati sul Portale, lasciando la responsabilità dell'aggiornamento dei contenuti a colleghi con competenze specifiche. Inoltre, una redazione centrale cura la home-page e garantisce l'uniformità dello strumento svolgendo così funzioni di supervisione e consulenza.

A partire dall'inizio del 2004, con la messa in rete della nuova versione del Portale Intranet, sono stati sviluppati una serie di strumenti per la gestione on line dei servizi alla Persona. In particolare sono stati sviluppati sistemi di gestione delle missioni e dei contributi previsti da una legge regionale (Legge Regionale 54/76) per la gestione delle previdenze a favore del personale regionale (spese scolastiche, mediche, etc.).
Inoltre sono stati introdotti strumenti di supporto del lavoro in team attraverso la predisposizione di uno spazio di lavoro collaborativo ad accesso profilato e ristretto a gruppi di utenti abilitati.

Obiettivi

L'attivazione del portale risponde alla necessità, manifestatasi nel corso degli anni, di raggiungere le 3500 persone che lavorano nell'ente, 600 delle quali impegnate nelle sedi territoriali, altre sparse nelle varie sedi milanesi, articolate in un sistema logistico complesso. Il Portale Intranet persegue pertanto i seguenti obiettivi:

	organizzare e razionalizzare il patrimonio informativo dell'ente;
	condividere la conoscenza della realtà lavorativa;
	semplificare i processi di comunicazione;
	facilitare l'integrazione dei processi;
	fornire servizi alla persona.

Azioni

La realizzazione del progetto ha previsto diverse fasi di attuazione:

	predisposizione di un questionario di customer satisfaction rispetto al Portale Intranet in fase sperimentale (aggiornamento dei contenuti, usabilità, grafica);
	analisi dei punti di debolezza del Portale sperimentale e individuazioni di soluzioni migliorative;
	progettazione dell'architettura dell'informazione e definizione della tassonomia per la classificazione dei contenuti;
	progettazione grafica;
	messa in rete.

I dati statistici relativi all'accesso al Portale mostrano una costante crescita di interessi nei confronti dello strumento e una recente indagine condotta a campione all'interno delle Direzioni Generali lo rivela utile, aggiornato e di facile consultazione. Ora il Portale fa registrare mediamente circa 30.000 accessi mensili con un numero di visitatori che supera le 3000 unità.

Inoltre, esso consente di conseguire altri importanti risultati quali:

	migliore organizzazione dei contenuti;
	ampliamento dei contenuti presenti;
	migliore usabilità;
	coinvolgimento delle direzioni generali;
	consolidamento dell'uso dello strumento.

Per facilitare il coinvolgimento del personale è stato effettuato un trainig on the job che ha consentito al personale di acquisire maggiore dimestichezza con l'intranet. Inoltre, per incentivare il suo utilizzo e far convergere su di esso le esigenze comunicative, si è proceduto ad un'adeguata campagna di comunicazione interna che ha indotto l'Amministrazione a smantellare le bacheche e gli altri obsoleti mezzi di comunicazione.

Il progetto ha prodotto significativi cambiamenti organizzativi. L'accesso semplificato all'informazione ha permesso:

	un migliore sforzo di concettualizzazione dei processi al fine di rendere più facile la comunicazione dei messaggi
	un maggiore coinvolgimento del personale, grazie alla sinergia venutasi a creare tra le Direzioni, le Unità Organizzative e le Strutture;
	una migliore efficienza nell'organizzazione del lavoro, in quanto le informazioni, circolando con maggiore tempestività, consentono di ridurre i tempi di consultazione e, quindi, permettono di adottare scelte strategiche senza troppi indugi

La realizzazione del Portale Intranet ha richiesto l'acquisizione di una base tecnologica che utilizza nuovi software di content management. La scelta di un'architettura logica, strutturata secondo raggruppamenti tematici e con un nuovo layout grafico, è stata dettata da un'esigenza specifica: dare maggiore visibilità alle informazioni già esistenti in rete e far familiarizzare i dipendenti con il nuovo strumento di comunicazione interna. Nel 2003 il Portale Intranet è giunto a pieno compimento dotandosi di una nuova home page e di un motore di ricerca più potente.

Modalità di realizzazione

Il progetto è stato inserito nel Programma Regionale di Sviluppo della VII Legislatura.
Le unità organizzative coinvolte nello sviluppo del portale sono: l'Unità Operativa Comunicazione Interna della Struttura Sistemi informativi OP e l'Unità Organizzativa Organizzazione e Personale della Direzione Risorse e Bilancio.
Per la realizzazione del progetto è stato costituito un gruppo interdirezionale coordinato dall'unità operativa Comunicazione interna della Struttura Sistemi informativi OP e comunicazione interna e dall'unità organizzativa Organizzazione e Personale della Direzione Risorse e Bilancio.

Approfondimenti

Intranet aziendale della Regione Lombardia: il percorso compiuto (pdf)