La Camera di Commercio di Campobasso in chiave digitale

Premessa

La pubblica amministrazione ha una grande responsabilità nel far uscire l’Italia dalla Crisi. Al Sud questa responsabilità è ancora maggiore perché si confronta con un territorio che ha uno scalino di arretratezza da colmare. Queste sono le premesse che hanno aperto il FORUM DELL’INNOVAZIONE MEZZOGIORNO che si è svolto a Napoli il 17 febbraio u.s., una delle 5 tappe di un vero e proprio roadshow che sta attraversando tutto il Paese andando ad ascoltare la voce dei territori e facendosi portavoce delle priorità individuate dagli attori dei sistemi locali di innovazione. Nel corso della giornata sono stati molti gli elementi e i suggerimenti che gli operatori intervenuti hanno saputo offrire alle strutture del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione. La Camera di Commercio di Campobasso ha presentato il lungo e laborioso processo di informatizzazione che, a partire dal 2005, ha contribuito al riordino e riorganizzazione dei processi aziendali.

Il processo di informatizzazione dei flussi documentali in entrata, in uscita ed interni ha coinvolto tutti gli uffici della Camera di Commercio di Campobasso e il relativo personale, nell’ottica di conseguire importanti risultati quali una riduzione dei costi di gestione legati all’uso della carta, del toner delle stampanti e un miglioramento dell’efficienza ed efficacia dei servizi forniti all’utenza.

Nel corso del tempo sono state realizzate numerose attività in diverse direzioni:

• adeguamento della struttura tecnico-informatica dell’Ente con l’introduzione di nuovi strumenti;
  
• implementazione di nuove procedure e nuovi software per la gestione informatica dei documenti (protocollo informatico, Prodigi, Legalcycle, etc.);
  
• elaborazione del manuale di protocollo informatico, adozione del titolario di classificazione e del massimario di scarto;
  
• organizzazione di corsi di formazione per aggiornare il personale sull’utilizzo delle nuove procedure;
  
• promozione da parte delle Camera di Commercio di processi di digitalizzazione anche all’esterno dell’Ente (rapporti con altri enti e associazioni di categoria, comunicazione delle modalità operative, etc.).

Le azioni

Le prime azioni di tale processo sono state realizzate a partire dal 2005 con un progetto finalizzato all’introduzione graduale di procedure inerenti la gestione documentale. All’inizio si è proceduto a:

• la rilevazione e l’analisi del patrimonio archivistico;
  
• lo studio e l’analisi del flusso dei documenti e dei processi di lavoro per ciascun servizio;
• la redazione del piano di fascicolazione dell'archivio corrente di ciascun ufficio al fine di creare lo stesso piano di fascicolazione cartaceo in formato virtuale nella procedura Prodigi.

Un’impennata al processo di digitalizzazione si è avuta nel corso del 2009, con l’impegno ufficiale preso dall’Ente camerale attraverso la partecipazione al concorso “Premiamo i risultati” con il progetto “Camera Total Click” che ha previsto numerose attività realizzate nel corso dell’anno.

A partire dal 4 marzo 2009 la posta in arrivo non è stata più stampata e consegnata agli uffici e di conseguenza tutto il personale ha consultato esclusivamente il sistema informatico "Prodigi" da dove è possibile visualizzare, consultare e gestire i documenti di competenza sulla propria scrivania virtuale. Per tutto il personale è diventato obbligatorio protocollare tutte le comunicazioni digitali attraverso l’utilizzo del software “PRODIGI”. La posta in arrivo cartacea non è più vistata dal Segretario Generale, in quanto viene visualizzata sulla propria scrivania virtuale utilizzando il sistema Prodigi.

Al fine di ridurre le spese di funzionamento anche attraverso la razionalizzazione dell’utilizzo delle fotocopiatrici, è stato assegnato al personale camerale un codice personalizzato. Pertanto si è registrata una forte riduzione nel consumo di carta e toner.
I provvedimenti degli organi camerali, ossia i verbali di Giunta e Consiglio, vengono completamente digitalizzati all’interno della procedura "Libranet". È stato completato anche l’ultimo step relativo all’apposizione della firma digitale di Presidente e Segretario Generale. Analoga situazione per le determinazioni dirigenziali.
È stato dato avvio alla creazione di un archivio cartaceo centralizzato: tutti i documenti cartacei in entrata, ricevuti tramite posta tradizionale e fax, vengono scannerizzati, assegnati e inoltrati telematicamente ai dipendenti competenti. La copia cartacea è trattenuta nell’archivio centralizzato.
I documenti in entrata ricevuti già in formato digitale (posta elettronica, pec, fax virtuali) vengono assegnati direttamente al personale di competenza tramite la piattaforma informatica. In tal modo i documenti non vengono stampati e la loro gestione è digitale.
Tutte le comunicazioni inerenti il personale (dagli atti organizzativi agli ordini di servizio, dalla richiesta di straordinario a quella di rimborso spese missioni) sono gestite in modalità informatica e inoltrate con l’utilizzo della posta elettronica.

Nei primi giorni di settembre è stato migrato tutto il patrimonio documentale dell’Ente relativo al 2009 dal sistema informatico Prodigi al sistema Legalcycle. Una tappa fondamentale nel processo di digitalizzazione della Camera di Commercio è stata il 9 settembre 2009, data a partire dalla quale le comunicazioni dell’Ente che hanno come destinatarie le altre pubbliche amministrazioni sono inviate per posta elettronica certificata e i relativi documenti sono firmati digitalmente, nel pieno rispetto di quanto previsto nel Codice dell’Amministrazione digitale.

Il personale utilizza il prototipo di carta intestata dell’Ente, predisposta sulla base del manuale di identità visiva del sistema camerale, a cui la Camera di Commercio di Campobasso ha aderito in occasione della rivisitazione del logo.
Sempre a partire da questa data, il personale opera direttamente con l’applicativo Legalcycle gestendo tutto il flusso documentale all’interno di questa procedura informatica. Laddove non sia ancora possibile la digitalizzazione completa si procede in ogni caso alla fascicolazione documentale informatica.
È stata data attuazione alla interoperabilità che permette ad ogni utente di spedire dalla propria scrivania, collegandosi con la casella istituzionale certificata dell’Ente, tutte le comunicazioni verso l’esterno. La comunicazione inviata dalla PEC dell’Ente ha valenza di una raccomandata, se il destinatario ha una casella di posta ordinaria, ha valenza invece della raccomandata con ricevuta di ritorno se il destinatario ha una casella di PEC.
Tutto il personale camerale compresi il Presidente e il Segretario Generale lavora in modalità digitale, senza ricorrere all’uso della carta.

I risultati

Tutto ciò ha già determinato e determinerà una riduzione significativa dei costi relativi a :

• l’impiego di risorse umane dedicate allo smistamento interno dei documenti. Due ausiliari sono stati ricollocati e assegnati a nuove funzioni non dovendosi più occupare dello smistamento della posta in arrivo, della consegna ai vari uffici, delle fotocopie, della fornitura di risme di carta ai dipendenti.
  
• tempi di lavoro impiegati nelle varie fasi in cui può essere scomposto la gestione del flusso documentale
  
• impiego di spazi eccessivi per la conservazione dei documenti. Con l’eliminazione del flusso cartaceo gli armadi ospitano soltanto la documentazione già presente o relativa a procedimenti aperti prima del 2009. Le scrivanie dei singoli dipendenti sono meno ingombre di carta e documenti.
  
• prolungamento dei tempi di consegna dei documenti agli uffici competenti, alle strutture esterne (Enti, Istituzioni…)
  
• l’acquisizione e gestione dei dati, con possibilità di incorrere in errori nel trattamento delle procedure
  
• la mancanza di garanzia dell’integrità e leggibilità dei documenti cartacei.

Inoltre è stato registrato un abbattimento dei costi relativi a:

• la stampa e alla duplicazione dei documenti (carta, toner, stampanti)
  
• le spedizioni postali (posta ordinaria, posta raccomandata con A.R.…)
  
• la conservazione materiale dei documenti (archivi corrente, di deposito e storico, sedi secondarie, raccoglitori, scaffali )
  
• gli eccessivi tempi di ricerca dei documenti/informazioni negli archivi.