A volte lavorare bene in ufficio riguarda il metodo e l'organizzazione del lavoro. Altre volte invece riguarda anche, dotarsi degli strumenti giusti. Ormai l'offerta di programmi ed applicazioni desktop è così ampia e variegata, da offrirci tantissimi software gratis ed a pagamento capaci di migliorare sistematicamente l'office automation, in questo articolo ve ne citeremo alcuni.
Il primo software di cui vi parliamo è Multipec un software che vi mette in grado di spedire una pec a più destinatari contemporaneamente Multipec. E' un po' come inviare una pec in ccn: Multipec vi da la possibilità di inviare la posta elettronica a pià destinatari con la possibilità di selezionare più indirizzi di destinazione, ma senza che i singoli contatti vedano gli indirizzi email delle altre persone a cui è destinata la PEC. Un software che tornerà utile a quelle realtà che devono spedire PEC massive come studi commerciali, studi legali ecc…
La suite Google mette a disposizione mette a disposizione molti strumenti utili in ufficio, in primis la possibilità di gestire una mail aziendale come fosse un comune indirizzo Gmail. Secondariamente il servizio Google Drive per salvare in remoto su Cloud file ad uso aziendale che devono essere consultati ed aggiornati da più persone. Google Drive mette a disposizione gratuitamente 15 GB di spazio, sforati i quali da la possibilità di acquistare un upgrade per un costo che va dai 2 ai 100 euro. Un altro strumento utile che ci mette a disposizione Google è Calendar, un calendario appuntamenti con eventi che possono essere condivisi tra più utenti ed interfacciabile per ricevere notifiche e reminder anche su cellulare. Utile per ricordare al team appuntamenti, meeting e scadenze.
Per gestire i flussi di lavoro e condividerli con i propri colleghi, ci aiuta Trello. Trello è un'app di project management in cui ogni utente può crearsi diverse board (bacheche) e suddividere queste ultime in singoli task, da eliminare una volta completati. I meccanismi drag and drop e la possibilità di differenziare graficamente le singolo board o task, rende Trello particolarmente intuitivo.
Infine per quanto riguarda la produttività aziendale segnaliamo i vari tool anti “time wasters”. Si tratta di programmi od estensioni per browser che bloccano i siti sui quali tendiamo a perdere più tempo, come Facebook e gli altri social network. Siti che giorno dopo giorno, divorano il nostro già limitato tempo. Un'estensione molto semplice per Chrome è Website Blocker. Si può decidere quali siti bloccare, in che giorni ed in che fasce orarie.