In qualsiasi realtà aziendale o ufficio è fondamentale la gestione e l'archiviazione della documentazione. Molti sono i sistemi che possono essere utilizzati, ma non tutti sono in grado di garantire la stessa sicurezza ed efficienza. Ecco perché è di estrema importanza rivolgersi ad aziende professionali, moderne e sempre aggiornate che siano in grado di rispondere alle esigenze di ogni singolo cliente in maniera personalizzata e concreta. I rischi che si possono correre se questa attività non viene compiuta in maniera consona, infatti, possono essere davvero seri e devono essere quanto più scongiurati.
La gestione e l'archiviazione della documentazione aziendale
L'attività di gestione e archiviazione della documentazione aziendale comprende tantissime attività per le quali la moderna tecnologia ha messo a disposizione moltissimi dispositivi e supporti.
A seconda della quantità di dati, innanzitutto, è necessario scegliere il modello di stampante più idonea, tra le tante oggi sul mercato, come è possibile verificare sul sito di una delle principali aziende del settore www.copianova.it. Per piccole realtà e uffici può, infatti, essere sufficiente ad esempio avere a disposizione una stampante da appoggio. Ne esistono fondamentalmente di due tipi: quelle monofunzione e quelle multifunzione. Le prime sono quelle più semplici e consentono solamente di stampare a colori o in bianco e nero. In alcuni casi utilizzano solo il formato di carta tradizionale A4, mentre altre permettono anche di stampare su fogli di diversa superficie. Le stampanti multifunzione, invece, oltre a consentire la normale stampa colorata o nera, permettono anche di effettuare delle scansioni, inviare mail, ricevere e mandare fax ed effettuare delle fotocopie.
Anche se ormai i fax sono molto meno impiegati che in passato, in un ufficio questo dispositivo può essere ancora molto utile, soprattutto per la rapidità con cui si possono scambiare i documenti in maniera sicura. Ecco perché si può decidere di acquistare un articolo di questo tipo che, ormai, occupa anche pochissimo spazio e può essere appoggiato su qualsiasi mobile o scrivania.
Alcune tipologie di lavoro obbligano i dipendenti a non operare stabilmente in un ufficio, ma a spostarsi da un luogo all'altro perciò per questi professionisti può essere molto utile l'acquisto di stampanti e scanner portatili. Si tratta di strumenti piccoli, compatti e leggeri, ormai estremamente affidabili e rapidi che consentono di stampare e scansionare qualsiasi documento per la sua archiviazione.
Chi si occupa di grafica o design, inoltre, può avere la necessità di acquistare scanner professionali di grandi dimensioni che devono essere quanto più semplici e intuitivi nel loro utilizzo.
Acquisto o noleggio?
Fino a qualche anno fa, tutti acquistavano stampanti, scanner e qualsiasi altro strumento che potesse semplificare il lavoro d'ufficio. Negli ultimi anni, però, sta prendendo sempre più piede la formula del noleggio di questi dispositivi. Si tratta di veri e propri contratti che vengono stipulati con un'azienda specializzata nel settore per dei periodi predefiniti.
Copianova si occupa anche di questo: per ogni cliente è in grado di valutare la macchina e la formula contrattuale che più si adatta alle sue necessità. Si tratta di un 'noleggio operativo': una formula con molti vantaggi perché non richiede l'esborso di un'alta cifra iniziale per l'acquisto della macchina, ma il pagamento di un importo fisso e calcolato sulla base delle proprie reali necessità ed esigenze. Tale canone, poi, può anche essere dedotto fiscalmente come tutte le altre spese per la gestione della propria attività. Non si deve acquistare nessun materiale consumabile per l'utilizzo delle diverse attrezzature, infatti toner, cartucce ed inchiostro vengono inviati direttamente da Copianova prima che si esauriscano senza dover pagare nessun importo aggiuntivo.
Il personale tecnico dell'azienda, poi, è sempre a completa disposizione per fornire un supporto valido, efficace e tempestivo, sia per quanto riguarda la manutenzione ordinaria sia per quella straordinaria.
Non si deve sottovalutare, infine, che con la formula del noleggio operativo si potrà avere sempre a disposizione macchinari all'avanguardia e tecnologicamente avanzati.
La gestione e l'archiviazione dei documenti e delle informazioni fortunatamente oggi è diventata molto più semplice, sicura ed immediata grazie alla possibilità di sfruttare le nuove tecnologie. Per avere, però, la certezza di operare in maniera corretta, qualsiasi azienda e ufficio si deve rivolgere a società competenti, preparate e sempre aggiornate, proprio come Copianova che per la sua professionalità e tempestività è diventata un vero leader a livello nazionale nella vendita, noleggio e manutenzione di stampanti, fax, scanner e proiettori. Tutte le informazioni relative ai prodotti e ai servizi offerti possono essere raccolte sul sito ufficiale dell'azienda www.copianova.it