Stampanti multifunzione: quando un solo prodotto diventa un passepartout!

L'ufficio moderno deve raggiungere risultati ottimi in poco tempo. Efficienza e rapidità sono le parole d'ordine. La tecnologia e l'informatica sono le vie per raggiungere tali obiettivi, ma spesso  creano  problemi.  Le  apparecchiature  si  possono  guastare,  si  possono bloccare, hanno parti  sostituibili  che non  sempre  sono a disposizione. Il primo passo è la  scelta di apparati  di  ultima  generazione, moderni,  garantiti  ed  efficienti.  Si  punta  sulle  marche migliori,  valutando  l'esperienza  e  la  professionalità  del  fornitore.  In  seconda  battuta  si prende in considerazione l'installazione dei macchinari, ovvero di quali sono indispensabili, di come connetterli e consentire un funzionamento sincronizzato, in modo da assolvere a tutti i compiti dell'ufficio in maniera semplice e veloce. La  praticità  non  va  messa  in discussione,  perché  avere  tanti  attrezzi,  magari  in  posti dell'ufficio  separati,  con  tanti  cavi  da  ordinare,  significa  rendere  difficoltoso  il  lavoro.  Le stampanti  multifunzione  sono  pensate  proprio  per  aiutare  il  personale,  che  con  uno strumento unico, può compiere più operazioni. Fare una fotocopia, stampare un documento, digitalizzare fogli cartacei, inviarli via e­mail o fax. Sono azioni che si è abituati a fare con cinque attrezzature diverse, ma oggi, grazie alle stampanti multifunzioni, con un solo apparecchio si può fare tutto. Riduce i tempi, permette di risparmiare spazio e di gestire con molta più facilità i normali compiti dell'ufficio.

Oltre  alla  classica  funzione  di  stampante  in  bianco  e  nero  o  a  colori,  sono  incorporati  la fotocopiatrice, lo scanner ed il fax. Grazie al collegamento con il computer è possibile anche allegare i documenti cartacei all'e­mail, senza prima trasmettere il foglio al computer e poi al programma di posta elettronica. Doversi occupare di un solo mezzo, agevola la manutenzione, permettendo di avere costi contenuti, come lo sono anche per l'acquisto di questo tipo di apparecchi. Ci  sono  tuttavia  accorgimenti  importanti  da  tenere  in  conto  per  la  decisione di acquisto. Orientarsi tra i modelli non è facile, soprattutto per capire quale è più adatto al lavoro da svolgere in ufficio.

I fattori più importanti sono: ­  peso  e  dimensione,  chiaramente  si  ha  un  ingombro  superiore rispetto  ad  una  semplice stampante, quindi è bene accertarsi delle misure per avere il giusto spazio; ­ stampa a colori o in bianco e nero, al di là della differenza di costo, la scelta si basa sulle esigenze dell'ufficio, in base all'utilizzo che se ne deve fare, a cosa si deve stampare; ­  velocità  e  qualità  della  stampa  e  dello  scanner,  la risoluzione  è  uno  degli  elementi  più importanti,  si  devono  calcolare  le  copie  stampate  per  minuto  e  le  immagini  passate  ogni minuto per comprendere le prestazioni. Per avere la stampa chiara dei propri documenti o una digitalizzazione fedele all'originale, servono alte prestazioni; ­ ciclo di lavoro mensile massimo, indica la quantità di documenti che si possono copiare in un mese perché la stampante non perda in termini di efficienza. Anche in questo caso in base alle esigenze, ci si può orientare meglio; ­  la  connessione  di rete,  le  stampanti  multifunzione  di  ultima  generazione  si  collegano  al computer via internet senza fili. Un modo più semplice di lavorare, senza cavi; ­  consumi  energetici,  è  sempre  bene  valutare  l'impatto  della  stampante  sull'utilizzo  di energia elettrica, per controllare i costi della bolletta; ­  fronte/retro  automatico,  una  funzione  che  permette  di  non dover girare il foglio manualmente;formato della carta, verificare, in base alle esigenze, il formato che si può stampare; prezzo del toner di ricambio, verificare i tipi di toner per contenere le spese; stampanti a Led, sono le più evolute in circolazione.

Le stampanti multifunzione possono anche essere noleggiate, questo è un servizio che può risultare molto utile: ­ per risparmiare, si paga un canone in base alle esigenze di volumi di stampe. Si ha un costo fisso al mese, prestabilito; ­  per  non  preoccuparsi  delle  sostituzioni  dei toner  e  dei  guasti,  il  locatore  pensa  a  tutto, anche a sostituire il macchinario se è il caso; per avere l'assistenza tecnica garantita sempre; per avere apparecchiature di ultima generazione; per essere assicurati contro furti e danni elettrici; ­ per approfittare dei vantaggi fiscali, detraendo il costo del noleggio nella dichiarazione dei redditi.

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