L'ufficio moderno deve raggiungere risultati ottimi in poco tempo. Efficienza e rapidità sono le parole d'ordine. La tecnologia e l'informatica sono le vie per raggiungere tali obiettivi, ma spesso creano problemi. Le apparecchiature si possono guastare, si possono bloccare, hanno parti sostituibili che non sempre sono a disposizione. Il primo passo è la scelta di apparati di ultima generazione, moderni, garantiti ed efficienti. Si punta sulle marche migliori, valutando l'esperienza e la professionalità del fornitore. In seconda battuta si prende in considerazione l'installazione dei macchinari, ovvero di quali sono indispensabili, di come connetterli e consentire un funzionamento sincronizzato, in modo da assolvere a tutti i compiti dell'ufficio in maniera semplice e veloce. La praticità non va messa in discussione, perché avere tanti attrezzi, magari in posti dell'ufficio separati, con tanti cavi da ordinare, significa rendere difficoltoso il lavoro. Le stampanti multifunzione sono pensate proprio per aiutare il personale, che con uno strumento unico, può compiere più operazioni. Fare una fotocopia, stampare un documento, digitalizzare fogli cartacei, inviarli via email o fax. Sono azioni che si è abituati a fare con cinque attrezzature diverse, ma oggi, grazie alle stampanti multifunzioni, con un solo apparecchio si può fare tutto. Riduce i tempi, permette di risparmiare spazio e di gestire con molta più facilità i normali compiti dell'ufficio.
Oltre alla classica funzione di stampante in bianco e nero o a colori, sono incorporati la fotocopiatrice, lo scanner ed il fax. Grazie al collegamento con il computer è possibile anche allegare i documenti cartacei all'email, senza prima trasmettere il foglio al computer e poi al programma di posta elettronica. Doversi occupare di un solo mezzo, agevola la manutenzione, permettendo di avere costi contenuti, come lo sono anche per l'acquisto di questo tipo di apparecchi. Ci sono tuttavia accorgimenti importanti da tenere in conto per la decisione di acquisto. Orientarsi tra i modelli non è facile, soprattutto per capire quale è più adatto al lavoro da svolgere in ufficio.
I fattori più importanti sono: peso e dimensione, chiaramente si ha un ingombro superiore rispetto ad una semplice stampante, quindi è bene accertarsi delle misure per avere il giusto spazio; stampa a colori o in bianco e nero, al di là della differenza di costo, la scelta si basa sulle esigenze dell'ufficio, in base all'utilizzo che se ne deve fare, a cosa si deve stampare; velocità e qualità della stampa e dello scanner, la risoluzione è uno degli elementi più importanti, si devono calcolare le copie stampate per minuto e le immagini passate ogni minuto per comprendere le prestazioni. Per avere la stampa chiara dei propri documenti o una digitalizzazione fedele all'originale, servono alte prestazioni; ciclo di lavoro mensile massimo, indica la quantità di documenti che si possono copiare in un mese perché la stampante non perda in termini di efficienza. Anche in questo caso in base alle esigenze, ci si può orientare meglio; la connessione di rete, le stampanti multifunzione di ultima generazione si collegano al computer via internet senza fili. Un modo più semplice di lavorare, senza cavi; consumi energetici, è sempre bene valutare l'impatto della stampante sull'utilizzo di energia elettrica, per controllare i costi della bolletta; fronte/retro automatico, una funzione che permette di non dover girare il foglio manualmente;formato della carta, verificare, in base alle esigenze, il formato che si può stampare; prezzo del toner di ricambio, verificare i tipi di toner per contenere le spese; stampanti a Led, sono le più evolute in circolazione.
Le stampanti multifunzione possono anche essere noleggiate, questo è un servizio che può risultare molto utile: per risparmiare, si paga un canone in base alle esigenze di volumi di stampe. Si ha un costo fisso al mese, prestabilito; per non preoccuparsi delle sostituzioni dei toner e dei guasti, il locatore pensa a tutto, anche a sostituire il macchinario se è il caso; per avere l'assistenza tecnica garantita sempre; per avere apparecchiature di ultima generazione; per essere assicurati contro furti e danni elettrici; per approfittare dei vantaggi fiscali, detraendo il costo del noleggio nella dichiarazione dei redditi.